Nová pravidla se netýkají pouze technologických společností. Dopadají také na běžné firmy, které používají AI chatboty, ChatGPT, Copilot, automatické přepisy, generování marketingového obsahu nebo umělou inteligenci při zpracování zakázek a komunikaci se zákazníky.
Jak se AI Act nově dotkne firem
Od 2. srpna 2026 se začínají používat další významné povinnosti podle evropského AI Actu. Firma proto musí být schopna doložit, jaké AI nástroje používá, k jakému účelu, s jakými daty a kdo kontroluje jejich výstupy. Současně by měla mít jasně nastavená pravidla pro zaměstnance a odpovědnost za používání umělé inteligence v jednotlivých firemních procesech.
Vedle toho se uplatní také povinnosti transparentnosti. Typickým příkladem je povinnost informovat člověka, že komunikuje s AI systémem, pokud to není z okolností zřejmé. Konkrétní rozsah povinností se však vždy odvíjí od způsobu, jakým firma umělou inteligenci používá.
Nejde jen o formální nedostatek v interní dokumentaci. Za porušení povinností podle AI Actu mohou být ukládány vysoké pokuty. U porušení povinností transparentnosti může sankce dosáhnout až 15 milionů eur nebo 3 % celkového celosvětového ročního obratu společnosti. U nejzávažnějších zakázaných praktik stanoví AI Act ještě vyšší hranice. Kromě pokuty může firma čelit zákazu dalšího používání systému, kontrole dozorového orgánu, nárokům zákazníků nebo zaměstnanců, sankci podle GDPR, úniku obchodního tajemství nebo reputační škodě.
Proč nestačí dosavadní GDPR dokumentace ani zákaz ChatGPT
Mnoho společností se domnívá, že mají situaci vyřešenou již tím, že disponují GDPR dokumentací nebo zaměstnancům jednoduše zakázaly používat ChatGPT. Ani jedno však samo o sobě nestačí. AI Act zavádí nové povinnosti týkající se transparentnosti, způsobu používání systémů umělé inteligence, AI gramotnosti pracovníků i interních pravidel společnosti.
Navíc může být stávající GDPR dokumentace zastaralá. Často neřeší poskytovatele AI služeb, ukládání promptů a výstupů, přepisy komunikace, předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor ani používání osobních a důvěrných údajů zaměstnanci.
Jaké jsou rozdíly mezi povinnostmi podle GDPR a AI Actu a proč samotný zákaz používání ChatGPT problém neřeší, jsme podrobně rozebrali v článku Nestačí GDPR ani zákaz ChatGPT .
Jak poznáte, že se nové povinnosti vztahují i na Vaši společnost?
Rozsah povinností se neodvíjí pouze od názvu konkrétní aplikace. Rozhodující je především účel použití, druh zpracovávaných údajů, způsob kontroly výstupů a také to, zda AI komunikuje se zákazníky nebo vytváří obsah zveřejňovaný jménem společnosti.
Každá firma využívá umělou inteligenci trochu jinak. Někde AI pouze pomáhá s úpravou běžných textů, jinde zpracovává klientské podklady, připravuje obchodní komunikaci, přepisuje schůzky nebo vytváří obsah pro firemní účty. Právě konkrétní způsob využití určuje, jaké dokumenty, smluvní podmínky a interní postupy je potřeba připravit.
Jakým způsobem využíváte umělou inteligenci ve své společnosti?
Níže najdete nejčastější situace z firemní praxe. Po rozkliknutí zjistíte, co je v daném případě potřeba právně a organizačně nastavit, jaké dokumenty pro Vás připravíme a jaký praktický výstup obdržíte.
Máme na webu AI chatbota
Komunikuje-li chatbot se zákazníky, návštěvníky webu nebo jinými fyzickými osobami, musí být zřetelně uvedeno, že jde o systém umělé inteligence. Informace musí být uživateli poskytnuta jasně a včas, zpravidla přímo v rozhraní chatbota ještě před odesláním první zprávy.
Samotné doplnění krátkého upozornění však nestačí. Současně je nutné prověřit, zda a kde se komunikace ukládá, jak dlouho jsou uchovávány transkripty, kdo k nim má přístup, zda jsou údaje předávány poskytovateli AI služby a zda mohou být použity k trénování nebo dalšímu vývoji systému.
Kromě toho je třeba správně nastavit ochranu osobních údajů. Uživatel může do chatu navzdory upozornění vložit jméno, informace o konkrétní osobě, obchodní údaje nebo jiný důvěrný obsah. Firma proto musí mít odpovídající informační dokumentaci, retenční pravidla a technická i organizační opatření.
Co pro Vás připravíme?
- informační upozornění přímo do rozhraní chatbota;
- podmínky používání AI chatbota;
- odpovídající část zásad ochrany osobních údajů;
- pravidla uchovávání a mazání transkriptů;
- interní pravidla přístupu ke komunikaci;
- nastavení práce s osobními a důvěrnými údaji;
- kontrolu podmínek poskytovatele AI služby;
- potřebné smluvní a GDPR dokumenty.
Co dostanete?
Dostanete kompletní dokumentaci připravenou podle skutečného fungování Vašeho chatbota. Součástí bude také praktický manuál, kam jednotlivé texty na web umístit, jak nastavit uchovávání komunikace, kdo může transkripty kontrolovat a jak postupovat, pokud uživatel do chatu vloží osobní nebo důvěrné údaje.
Objednat konzultaci zdarmaZaměstnanci používají ChatGPT, Copilot, Gemini nebo jiný AI nástroj
Používají-li zaměstnanci při práci generativní AI, měla by firma určit, které nástroje jsou povolené, k jakým účelům mohou být používány a jaké informace se do nich nesmějí zadávat.
V praxi největší riziko obvykle nevzniká samotným použitím AI, ale tím, že pracovníci do veřejně dostupného nástroje vloží smlouvu, nabídku, údaje zákazníka, interní komunikaci, obchodní tajemství nebo jiné neveřejné podklady. Firma přitom často vůbec neví, jaké nástroje zaměstnanci používají a co se s vloženými daty následně děje.
Zároveň AI Act vyžaduje, aby osoby pracující s AI měly odpovídající úroveň AI gramotnosti. Nestačí tedy pouze rozeslat obecné upozornění nebo jednou větou používání AI zakázat. Zaměstnanci musí vědět, jaké nástroje smějí používat, jak kontrolovat výstupy a komu oznámit chybu nebo incident.
Co pro Vás připravíme?
- interní směrnici pro používání AI;
- pravidla povolených a nepovolených nástrojů;
- pravidla pro osobní údaje, obchodní tajemství a důvěrné informace;
- postup schvalování nových AI nástrojů;
- pravidla povinné lidské kontroly výstupů;
- incidentní postup;
- registr používaných AI systémů;
- podklady pro proškolení zaměstnanců;
- evidenci školení a seznámení se směrnicí.
Co dostanete?
Dostanete ucelený soubor pravidel připravený pro reálné používání ve Vaší firmě. Součástí bude praktický manuál pro vedení i zaměstnance, vzor evidence používaných nástrojů, jednoduchý postup schvalování nových aplikací a návod, jak směrnici zavést do každodenní praxe.
Objednat konzultaci zdarmaAI připravuje odpovědi na poptávky, nabídky nebo zákaznické dotazy
Umělá inteligence může pomáhat s přípravou obchodních nabídek, odpovědí na poptávky a zákaznických e-mailů nebo reakcí na reklamace. Odpovědnost za odeslaný obsah však zůstává na firmě.
Přesto může výstup AI obsahovat nesprávné informace, neexistující podmínky, nevhodné závazky nebo tvrzení, která zaměstnanec bez další kontroly převezme. Vedle kontroly správnosti je nutné řešit také údaje obsažené ve vstupním dotazu zákazníka. Při vložení celé poptávky do externí AI služby může docházet ke zpracování jména, kontaktních údajů, obchodních informací nebo dalších osobních údajů.
Z tohoto důvodu by měla společnost stanovit, jaké informace lze do AI vložit, zda musí být předem anonymizovány a kdo odpovídá za kontrolu výsledné odpovědi.
Co pro Vás připravíme?
- pravidla pro používání AI při zákaznické komunikaci;
- povinný postup lidské kontroly odpovědí;
- pravidla anonymizace vstupních údajů;
- vymezení situací, kdy AI nelze použít;
- odpovědnost zaměstnanců a vedoucích pracovníků;
- aktualizaci GDPR dokumentace;
- doporučení k archivaci návrhů a finální komunikace;
- vzorové interní instrukce pro pracovníky.
Co dostanete?
Dostanete praktický postup pro celý proces od přijetí poptávky až po odeslání odpovědi. Manuál zaměstnancům vysvětlí, co mohou vložit do AI, co musí odstranit nebo anonymizovat, jak výstup zkontrolovat a kdo nese odpovědnost za jeho odeslání.
Objednat konzultaci zdarmaAI používáme při zpracování zakázek nebo podkladů zákazníků
Při plnění zakázek se AI stále častěji používá například při analýze podkladů, překladech, přípravě výstupů, zpracování tabulek, tvorbě návrhů nebo vyhodnocování většího množství informací.
Zpracovává-li firma prostřednictvím AI podklady zákazníka, musí ověřit, zda takové použití odpovídá smlouvě, povinnosti mlčenlivosti, ochraně obchodního tajemství a pravidlům GDPR. Rizikem může být i situace, kdy zaměstnanec použije AI pouze jako pomocný nástroj, ale vloží do ní celý klientský dokument nebo databázi.
Současně je nutné stanovit, u jakých zakázek lze AI použít, jaké podklady musí být anonymizovány a zda je potřeba zákazníka o použití AI informovat nebo jeho souhlas smluvně upravit.
Co pro Vás připravíme?
- pravidla používání AI při plnění zakázek;
- klasifikaci klientských a interních dat;
- pravidla anonymizace a pseudonymizace;
- smluvní doložky týkající se AI;
- úpravu mlčenlivosti a ochrany obchodního tajemství;
- aktualizaci GDPR dokumentace;
- pravidla odborné kontroly výstupů;
- postup pro schválení AI u konkrétního typu zakázky.
Co dostanete?
Dostanete dokumentaci propojenou s reálným postupem při zpracování zakázek. Součástí bude manuál, podle kterého zaměstnanec pozná, zda může konkrétní podklad do AI vložit, jak jej předem upravit, kdy potřebuje schválení nadřízeného a jak zaznamenat použití AI u citlivější zakázky.
Objednat konzultaci zdarmaAI pro nás vytváří marketingové texty, fotografie nebo videa pro firemní účty
Vytváří-li firma prostřednictvím AI obsah zveřejňovaný na svém webu, sociálních sítích, v reklamních kampaních, newsletterech nebo jiných firemních účtech, odpovídá za tento obsah stejně jako za materiály vytvořené zaměstnancem nebo externí agenturou.
Dále je třeba posoudit, zda má být konkrétní obsah označen jako vytvořený nebo upravený pomocí AI. Zvláštní pozornost vyžadují realistické fotografie a videa, syntetický hlas, deepfake obsah a materiály vytvářející dojem, že zachycují skutečnou osobu nebo událost.
Současně je vedle AI Actu třeba řešit autorská práva, ochranu osobnosti, licenční podmínky používaného nástroje, klamavou reklamu a pravdivost zveřejňovaných tvrzení. Riziko vzniká také tehdy, pokud marketingový obsah vytváří externí agentura, ale není smluvně stanoveno, zda a jak smí AI používat.
Co pro Vás připravíme?
- pravidla používání AI při tvorbě firemního marketingu;
- rozhodovací postup pro označování AI obsahu;
- pravidla lidské a redakční kontroly;
- postup pro používání podobizny a hlasu osob;
- kontrolu licenčních podmínek používaných nástrojů;
- pravidla ověřování reklamních a faktických tvrzení;
- AI doložky do smluv s marketingovou agenturou;
- evidenci schválení citlivějšího obsahu.
Co dostanete?
Dostanete praktický marketingový manuál, podle kterého pracovníci nebo agentura poznají, jaký obsah mohou zveřejnit, kdy jej musí označit, kdo jej musí předem schválit a jaké podklady je třeba uchovat. Součástí budou také konkrétní texty označení a smluvní pravidla pro externí tvůrce.
Objednat konzultaci zdarmaAI přepisuje schůzky, porady nebo telefonní hovory
Automatický přepis přitom často neznamená pouze převod zvuku do textu. Nástroj může nahrávku ukládat, identifikovat jednotlivé řečníky, vytvářet souhrny, rozdělovat úkoly a zpřístupňovat přepis dalším osobám.
Společnost proto musí určit, u jakých schůzek je přepis přípustný, jak budou účastníci informováni, kde se záznamy ukládají a jak dlouho se uchovávají. Zvláštní opatrnost je nutná u porad obsahujících osobní údaje, obchodní tajemství, zdravotní informace nebo důvěrné údaje zákazníků.
Co pro Vás připravíme?
- pravidla používání automatických přepisů;
- informační text pro účastníky schůzky;
- pravidla uchovávání a mazání záznamů;
- přístupová oprávnění;
- vymezení schůzek, které se nesmějí přepisovat;
- aktualizaci GDPR dokumentace;
- kontrolu poskytovatele a zahraničního předávání dat;
- postup pro opravu nebo výmaz přepisu.
Co dostanete?
Dostanete jasný manuál pro organizátory schůzek i zaměstnance. Bude určovat, kdy lze přepis zapnout, jak účastníky informovat, kdo může výstup stáhnout nebo sdílet a kdy musí být záznam odstraněn.
Objednat konzultaci zdarmaDo AI nahráváme smlouvy, tabulky, fotografie nebo jiné dokumenty
Nahraný dokument může obsahovat osobní údaje, obchodní tajemství, neveřejné cenové informace, autorská díla nebo podklady svěřené zákazníkem. Skutečnost, že zaměstnanec používá placený nebo podnikový účet, sama o sobě nezaručuje, že je zpracování právně i bezpečnostně správně nastaveno.
V důsledku toho je potřeba určit, které dokumenty lze do schváleného nástroje nahrát, které musí být anonymizovány a které do externí AI služby nesmějí vstoupit vůbec.
Co pro Vás připravíme?
- klasifikaci dokumentů a dat;
- seznam zakázaných vstupů;
- pravidla anonymizace;
- doporučení k podnikovým účtům a jejich nastavení;
- pravidla stahování a archivace výstupů;
- kontrolu smluvních a licenčních omezení;
- postup při omylem nahraném citlivém dokumentu.
Co dostanete?
Dostanete jednoduchý rozhodovací manuál doplněný praktickými příklady. Zaměstnanec podle něj pozná, zda může smlouvu, tabulku nebo jiný soubor do AI vložit, jaké údaje musí odstranit a komu má použití předem oznámit.
Objednat konzultaci zdarmaAI používá náš externí dodavatel nebo marketingová agentura
Odpovědnosti za zpracování firemních a zákaznických dat se nelze zbavit jen tím, že určitou činnost zadáte externímu dodavateli. Agentura nebo jiný zpracovatel může při plnění zakázky používat další AI nástroje, aniž by to bylo ve smlouvě upraveno.
Proto je potřeba zjistit, zda je používání AI povoleno, jaká data do systému vstupují, zda je dodavatel smí použít k trénování, kde jsou zpracovávána a jaké další subdodavatele zapojuje.
Co pro Vás připravíme?
- revizi smlouvy s dodavatelem;
- povinnost oznámit používání AI;
- AI doložku do smlouvy;
- omezení účelů a zpracovávaných dat;
- pravidla pro subdodavatele;
- zákaz použití dat k trénování;
- bezpečnostní a incidentní povinnosti;
- úpravu zpracovatelské smlouvy podle GDPR.
Co dostanete?
Dostanete smluvní dokumentaci připravenou k použití se stávajícími i novými dodavateli. Součástí bude kontrolní manuál, podle kterého lze před zahájením spolupráce prověřit, jak dodavatel AI používá a které smluvní podmínky musí přijmout.
Objednat konzultaci zdarmaNemusíte sami zjišťovat, které dokumenty potřebujete
Na bezplatné vstupní konzultaci nejprve zmapujeme, jak Vaše společnost umělou inteligenci skutečně používá. Projdeme používané nástroje, typy zpracovávaných dat, zapojené dodavatele i současnou dokumentaci.
Následně navrhneme řešení odpovídající Vašemu provozu. Podle potřeby může zahrnovat aktualizaci GDPR dokumentace, interní AI směrnici, pravidla pro zaměstnance, podmínky používání AI chatbota, smluvní doložky, registr AI nástrojů, incidentní postup nebo podklady pro školení.
Neobdržíte pouze vzory dokumentů. Součástí výstupu bude také praktický manuál, který vysvětlí, jak dokumentaci zavést do každodenního fungování společnosti, kdo za jednotlivé oblasti odpovídá a jak postupovat při zavedení nového AI nástroje nebo při incidentu.
Výsledkem bude kompletní AI compliance balíček připravený na míru Vaší firmě.
